香港公司法定秘書

香港信托及公司注冊(cè)持牌服務(wù)條例

香港公司注冊(cè)處于2018年1月發(fā)布公告，信托及公司服務(wù)提供者新許可證制度根據(jù)《反洗錢及反恐融資條例》將于2018年3月1日生效。信托或公司服務(wù)提供者須向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)申請(qǐng)牌照，并須符合“適當(dāng)人選”準(zhǔn)則，方可在香港經(jīng)營(yíng)提供信托或公司服務(wù)的業(yè)務(wù)。任何人如在香港無(wú)牌經(jīng)營(yíng)信托或公司服務(wù)業(yè)務(wù)，即屬犯罪。如果香港公司選擇無(wú)持牌經(jīng)營(yíng)的機(jī)構(gòu)作為秘書公司，同樣也會(huì)受到處罰。

香港公司秘書人數(shù)

根據(jù)香港法例，每家在香港注冊(cè)成立之有限公司均必須有一名公司秘書。

香港公司秘書的任職資格

香港公司秘書可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港；若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊(cè)地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。上市公司對(duì)秘書的要求較為嚴(yán)格。上市公司的秘書必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國(guó)特許秘書及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)�業(yè)會(huì)計(jì)師，而且必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。

根據(jù)香港法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。但是，如果公司只有一個(gè)董事，那么該董事就不可以兼任公司秘書。當(dāng)一份文件應(yīng)由董事和秘書聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

香港公司秘書的委任

香港公司章程細(xì)則－般會(huì)規(guī)定董事會(huì)可以根據(jù)其認(rèn)為合適的條件和薪酬委任秘書。

香港公司秘書的權(quán)力

香港公司秘書不僅僅是一個(gè)雇員。公司秘書有權(quán)代表公司簽訂－些與日常行政事務(wù)有關(guān)的合同，例如聘請(qǐng)雇員的合同。

香港公司秘書的責(zé)任

公司秘書的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來(lái)說(shuō)，秘書應(yīng)確保公司的運(yùn)作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:
(1) 參加股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫會(huì)議記錄；
(2) 在董事會(huì)的指示下，簽發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會(huì)和董事會(huì)的所有人士；
(3) 秘書有時(shí)應(yīng)加簽文件和蓋章；
(4) 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜；
(5) 保存會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、董事和秘書名冊(cè)、抵押名冊(cè)；
(6) 按規(guī)定向公司注冊(cè)處提交有關(guān)文件，例如年度報(bào)表，更改董事或股東的通知等。

香港公司秘書的辭職

根據(jù)公司條例，除非公司章程細(xì)則另有規(guī)定，或者秘書與公司之間另有協(xié)議，否則秘書隨時(shí)可以提出辭職，但必須提前通知董事會(huì)。公司應(yīng)該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊(cè)署。

問(wèn)：何謂香港公司秘書﹖
答：根據(jù)香港現(xiàn)行法例，香港有限公司必須委任一位公司秘書。其職責(zé)為安排會(huì)議、準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)錄、提交法定文件給政府部門、確保公司符合法定要求等。

問(wèn)：香港公司秘書有什么資格要求﹖
答：1.如屬個(gè)人，必須年滿18歲及常居于香港，即香港居民;
2.如屬公司法人，必須為香港注冊(cè)之有限公司和在香港有經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所之海外公司。

問(wèn)：董事可否兼任公司秘書﹖
答：可以，只要該位董事符合以上要求便可。

問(wèn)：如沒(méi)有適合人選出任公司秘書一職怎辦﹖
答：你可以選用本公司之公司秘書服務(wù)計(jì)劃，詳細(xì)資料如下︰

香港公司秘書服務(wù)計(jì)劃：
（1）由本公司出任公司秘書一職
（2）準(zhǔn)備及提交周年申報(bào)表（不含政府規(guī)費(fèi)）
（3）更改公司注冊(cè)地址
（4）任免或更改董事及秘書數(shù)據(jù)

問(wèn)：可否更改香港公司秘書?
答：可以，香港公司可以隨時(shí)更改秘書，但必須于更改后的14日內(nèi)以指定表格通知香港公司注冊(cè)處。